By Софія Коваль 
Оцифрувати трудову книжку можна самостійно через портал Пенсійного фонду або через роботодавця. Потрібно зробити кольорові чіткі скани всіх заповнених сторінок і завантажити їх у кабінет на portal.pfu.gov.ua.
Термін перехідного періоду закінчився 10 червня 2026 року, але подавати документи можна і далі. Без оцифрування стаж до 2004 року може не потрапити в електронну трудову книжку, тому краще не відкладати.
Паперова трудова книжка довгі роки була головним підтвердженням стажу. Тепер держава переходить на електронний облік. Дані з паперового документа потрібно перенести в Реєстр застрахованих осіб, щоб вони відображалися в електронній трудовій книжці. Це особливо важливо для періодів роботи до 1 січня 2004 року, бо саме з того часу інформація почала надходити автоматично зі звітів роботодавців.
Процес нескладний, але вимагає уваги до деталей. Нечіткі скани, пропущені сторінки чи неправильний формат файлів — найчастіші причини відмов. Розберемо все по кроках, щоб ви зробили все правильно з першого разу.
Ключові факти 2026
- Офіційний перехідний період закінчився 10 червня 2026 року
- Подавати скани можна і після цієї дати
- Оцифрування роблять через портал ПФУ або особисто в сервісному центрі
- Скани мають бути кольоровими, чіткими, у форматі JPG або PDF до 1 МБ
- Паперову книжку варто зберігати навіть після оцифрування
Навіщо взагалі оцифровувати трудову книжку
Електронна трудова книжка формується автоматично на підставі звітів роботодавців з 2004 року. Усе, що було раніше, потрібно підтвердити сканами паперового документа. Без цього частина стажу може не відобразитися у витягу з електронної трудової книжки.
Оцифровані дані потрібні для призначення пенсії, підтвердження страхового стажу, оформлення субсидій та інших соціальних виплат. У майбутньому це дозволить виходити на пенсію максимально автоматично, без носіння папірців.
Роботодавці, які зберігають трудові книжки працівників, прийнятих до початку перехідного періоду, також зобов’язані були передати скани. Якщо цього не зробили — працівник може зробити все самостійно.
Два основні способи оцифрування
Перший і найзручніший — самостійно через вебпортал Пенсійного фонду. Другий — через роботодавця, якщо книжка ще лежить у відділі кадрів.
Є й третій варіант: принести оригінал до сервісного центру ПФУ, де співробітники допоможуть відсканувати документи. Це зручно для тих, хто не має кваліфікованого електронного підпису або погано орієнтується в комп’ютері.
Як оцифрувати самостійно через портал ПФУ
Ось чіткий алгоритм дій.
- Підготуйте кваліфікований електронний підпис (КЕП) або скористайтеся Дія.Підписом. BankID теж підходить для входу.
- Зайдіть на portal.pfu.gov.ua і авторизуйтеся.
- У лівому меню оберіть розділ «Комунікації з ПФУ» → вкладку «Відомості про трудові відносини».
- Заповніть загальну інформацію про себе (часто вона підтягується автоматично) і поставте галочку про згоду на обробку персональних даних.
- Прикріпіть скани всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку.
- Натисніть «Підписати та відправити в ПФУ».
Після відправки звернення з’явиться в розділі «Мої звернення». Там можна відстежувати статус: «Подано», «В роботі», «Виконано» або «Відхилено».
Міфи vs Реальність
Міф: Якщо не встигнути до 10 червня 2026 року — стаж пропаде.
Реальність: Пенсійний фонд продовжує приймати документи і після цієї дати. Відсутність оцифрування не анулює стаж, але може ускладнити його підтвердження.
Міф: Достатньо сфотографувати титульну сторінку.
Реальність: Потрібні всі заповнені сторінки з записами про прийняття, переведення і звільнення, плюс вкладиші.
Вимоги до сканів — найважливіший момент
Саме через погану якість зображень більшість звернень відхиляють. Дотримуйтеся цих правил:
- скануйте тільки з оригіналів у кольоровому форматі;
- зображення має бути чітким, читабельним, з усіма печатками, підписами, серією і номером;
- рекомендована роздільна здатність — 300 dpi;
- формат файлів — JPG або PDF;
- розмір кожного файлу — не більше 1 МБ;
- сторінки подавайте в хронологічному порядку.
Якщо трудова книжка товста і файли виходять великими, можна стиснути зображення без втрати читабельності. Головне — щоб текст і печатки залишалися розбірливими.
Окрім самої трудової книжки можна додати інші документи, які підтверджують стаж: військовий квиток, диплом про очне навчання з додатком, свідоцтво про народження дитини (для жінок), довідки з місця роботи, якщо записів у книжці немає.
Важливе попередження
Не викидайте і не віддавайте паперову трудову книжку навіть після успішного оцифрування. До повного переходу на електронний облік оригінал залишається важливим документом. Зберігайте його в надійному місці.
Як перевірити, чи вже оцифрована книжка
Зайдіть у особистий кабінет на порталі ПФУ або в мобільний застосунок Пенсійного фонду. У розділі даних про трудову діяльність або в «Дані ЕТК» можна побачити, які періоди вже внесені. Якщо бачите лише записи з 2004 року — значить, паперову частину ще не оцифрували.
Також можна замовити витяг з електронної трудової книжки прямо на порталі. Він покаже актуальний стан даних.
Особистий інсайт: За моїм досвідом, найчастіше люди спотикаються на якості сканів. Краще витратити зайві десять хвилин і зробити нормальні чіткі фото при хорошому освітленні, ніж потім повторно завантажувати все заново. І обов’язково перевіряйте статус звернення раз на тиждень-два — інколи ПФУ просить додаткові документи.
Що робити, якщо звернення відхилили
У розділі «Мої звернення» буде вказана причина. Найчастіше це:
- нечіткі або чорно-білі зображення;
- відсутня титульна сторінка;
- файли більші за 1 МБ;
- порушена хронологія;
- не всі сторінки з записами.
Виправте помилки і подайте звернення повторно. Поки статус «В роботі», повторно завантажувати не потрібно — просто чекайте.
Практичний чек-лист перед поданням
- Перевірити всі записи в трудовій книжці на помилки
- Зробити кольорові чіткі скани всіх заповнених сторінок
- Переконатися, що кожен файл не перевищує 1 МБ
- Підготувати КЕП або Дія.Підпис
- Завантажити файли в хронологічному порядку
- Після відправки перевірити статус у «Моїх зверненнях»
- Зберегти паперову книжку
Оцифрування трудової книжки — це один із тих кроків, які краще зробити один раз і забути. Коли дані вже в системі, підтверджувати стаж стає значно простіше. Якщо у вас складна трудова біографія з багатьма місцями роботи або втраченими записами — не бійтеся додавати додаткові довідки. Чим повніше пакет документів, тим менше питань виникне при призначенні пенсії.
Якщо вже проходили процедуру і маєте свіжі спостереження щодо термінів розгляду чи типових відмов — поділіться. Така інформація допомагає іншим швидше пройти шлях без зайвих нервів.