Автор Софія Коваль 
Оцифровать трудовую книжку можно самостоятельно через портал Пенсионного фонда или через работодателя. Нужно сделать цветные четкие сканы всех заполненных страниц и загрузить их в кабинет на portal.pfu.gov.ua.
Срок переходного периода закончился 10 июня 2026 года, но подавать документы можно и дальше. Без оцифровки стаж до 2004 года может не попасть в электронную трудовую книжку, поэтому лучше не откладывать.
Бумажная трудовая книжка долгие годы была главным подтверждением стажа. Теперь государство переходит на электронный учет. Данные из бумажного документа нужно перенести в Реестр застрахованных лиц, чтобы они отображались в электронной трудовой книжке. Это особенно важно для периодов работы до 1 января 2004 года, потому что именно с того времени информация начала поступать автоматически из отчетов работодателей.
Процесс несложный, но требует внимания к деталям. Нечеткие сканы, пропущенные страницы или неправильный формат файлов — самые частые причины отказов. Разберем все по шагам, чтобы вы сделали все правильно с первого раза.
Ключевые факты 2026
- Официальный переходный период закончился 10 июня 2026 года
- Подавать сканы можно и после этой даты
- Оцифровку делают через портал ПФУ или лично в сервисном центре
- Сканы должны быть цветными, четкими, в формате JPG или PDF до 1 МБ
- Бумажную книжку стоит хранить даже после оцифровки
Зачем вообще оцифровывать трудовую книжку
Электронная трудовая книжка формируется автоматически на основании отчетов работодателей с 2004 года. Все, что было раньше, нужно подтвердить сканами бумажного документа. Без этого часть стажа может не отобразиться в выписке из электронной трудовой книжки.
Оцифрованные данные нужны для назначения пенсии, подтверждения страхового стажа, оформления субсидий и других социальных выплат. В будущем это позволит выходить на пенсию максимально автоматически, без ношения бумажек.
Работодатели, которые хранят трудовые книжки работников, принятых до начала переходного периода, также обязаны были передать сканы. Если этого не сделали — работник может сделать все самостоятельно.
Два основных способа оцифровки
Первый и самый удобный — самостоятельно через веб-портал Пенсионного фонда. Второй — через работодателя, если книжка еще лежит в отделе кадров.
Есть и третий вариант: принести оригинал в сервисный центр ПФУ, где сотрудники помогут отсканировать документы. Это удобно для тех, кто не имеет квалифицированной электронной подписи или плохо ориентируется в компьютере.
Как оцифровать самостоятельно через портал ПФУ
Вот четкий алгоритм действий.
- Подготовьте квалифицированную электронную подпись (КЭП) или воспользуйтесь Дія.Подписью. BankID тоже подходит для входа.
- Зайдите на portal.pfu.gov.ua и авторизуйтесь.
- В левом меню выберите раздел «Коммуникации с ПФУ» → вкладку «Сведения о трудовых отношениях».
- Заполните общую информацию о себе (часто она подтягивается автоматически) и поставьте галочку о согласии на обработку персональных данных.
- Прикрепите сканы всех заполненных страниц трудовой книжки в хронологическом порядке.
- Нажмите «Подписать и отправить в ПФУ».
После отправки обращение появится в разделе «Мои обращения». Там можно отслеживать статус: «Подано», «В работе», «Выполнено» или «Отклонено».
Мифы vs Реальность
Миф: Если не успеть до 10 июня 2026 года — стаж пропадет.
Реальность: Пенсионный фонд продолжает принимать документы и после этой даты. Отсутствие оцифровки не аннулирует стаж, но может усложнить его подтверждение.
Миф: Достаточно сфотографировать титульную страницу.
Реальность: Нужны все заполненные страницы с записями о приеме, переводе и увольнении, плюс вкладыши.
Требования к сканам — самый важный момент
Именно из-за плохого качества изображений большинство обращений отклоняют. Соблюдайте эти правила:
- сканируйте только с оригиналов в цветном формате;
- изображение должно быть четким, читаемым, со всеми печатями, подписями, серией и номером;
- рекомендуемое разрешение — 300 dpi;
- формат файлов — JPG или PDF;
- размер каждого файла — не более 1 МБ;
- страницы подавайте в хронологическом порядке.
Если трудовая книжка толстая и файлы получаются большими, можно сжать изображения без потери читаемости. Главное — чтобы текст и печати оставались разборчивыми.
Помимо самой трудовой книжки можно добавить другие документы, которые подтверждают стаж: военный билет, диплом об очном обучении с приложением, свидетельство о рождении ребенка (для женщин), справки с места работы, если записей в книжке нет.
Важное предупреждение
Не выбрасывайте и не отдавайте бумажную трудовую книжку даже после успешной оцифровки. До полного перехода на электронный учет оригинал остается важным документом. Храните его в надежном месте.
Как проверить, уже ли оцифрована книжка
Зайдите в личный кабинет на портале ПФУ или в мобильное приложение Пенсионного фонда. В разделе данных о трудовой деятельности или в «Данные ЭТК» можно увидеть, какие периоды уже внесены. Если видите только записи с 2004 года — значит, бумажную часть еще не оцифровали.
Также можно заказать выписку из электронной трудовой книжки прямо на портале. Она покажет актуальное состояние данных.
Личный инсайт: По моему опыту, чаще всего люди спотыкаются на качестве сканов. Лучше потратить лишние десять минут и сделать нормальные четкие фото при хорошем освещении, чем потом повторно загружать все заново. И обязательно проверяйте статус обращения раз в неделю-две — иногда ПФУ просит дополнительные документы.
Что делать, если обращение отклонили
В разделе «Мои обращения» будет указана причина. Чаще всего это:
- нечеткие или черно-белые изображения;
- отсутствует титульная страница;
- файлы больше 1 МБ;
- нарушена хронология;
- не все страницы с записями.
Исправьте ошибки и подайте обращение повторно. Пока статус «В работе», повторно загружать не нужно — просто ждите.
Практический чек-лист перед подачей
- Проверить все записи в трудовой книжке на ошибки
- Сделать цветные четкие сканы всех заполненных страниц
- Убедиться, что каждый файл не превышает 1 МБ
- Подготовить КЭП или Дія.Подпись
- Загрузить файлы в хронологическом порядке
- После отправки проверить статус в «Моих обращениях»
- Сохранить бумажную книжку
Оцифровка трудовой книжки — это один из тех шагов, которые лучше сделать один раз и забыть. Когда данные уже в системе, подтверждать стаж становится значительно проще. Если у вас сложная трудовая биография со многими местами работы или потерянными записями — не бойтесь добавлять дополнительные справки. Чем полнее пакет документов, тем меньше вопросов возникнет при назначении пенсии.
Если уже проходили процедуру и имеете свежие наблюдения относительно сроков рассмотрения или типичных отказов — поделитесь. Такая информация помогает другим быстрее пройти путь без лишних нервов.